In questa sezione trovi tutti i dati dell’ente ordinatamente archiviati e disponibili in ogni momento.

Si tratta del contenuto informativo necessario ad individuare l’ente sotto il profilo giuridico, civilistico e fiscale.

Qui vengono anche archiviati i documenti istituzionali quali Atto costitutivo, Statuto, decreto di iscrizione in registri ed albi, ecc. (solo versioni Premium e Maxi)

Le anagrafiche gestite dall’applicativo sono tutte quelle che a vario titolo concorrono alla vita dell’ETS. Questa sezione dell’applicativo è finalizzata a costituire l’unico database dell’ente in cui vengono conservati (e aggiornati) i dati delle persone fisiche e delle persone giuridiche detenuti dall’ETS. Vengono censite le anagrafiche degli associati, dei volontari, dei donatori, dei componenti degli organi statutari, del personale retribuito, degli utenti, dei partner, degli enti locali, degli organi di stampa, ecc. Le qualifiche dalle anagrafiche vengono determinate tramite apposite funzioni di attribuzione di ruoli che ne garantiscono la “storicizzazione” dei dati.

Per tutte le anagrafiche è prevista la possibilità di collegamento tra di loro al fine di creare delle “relazioni” tra anagrafiche oltre che l’attribuzione di “tag” liberi per la creazione di gruppi richiamabili in qualsiasi momento.

La gestione delle anagrafiche rappresenta il nucleo centrale dell’applicativo ed opera in maniera integrata a tutte le altre funzioni (gestionali e contabili) e ai vari moduli che compongono lo strumento.

Un’attenzione particolare nel software è stata dedicata alla gestione dei volontari.

Oltre a individuarne l’elenco e storicizzarne i dati, l’applicativo prevede le funzioni di stampa del “Registro dei Volontari” in modalità incrementale per permettere la riproduzione delle informazioni su fogli bollati delle sole variazioni intervenute nel periodo scelto.

Per gli ETS costituiti in forma associativa è prevista una molteplicità di funzioni per gestire con facilità le problematiche relative all’incasso delle quote associative. Come le altre procedure implementate, anche questa è stata progettata partendo dall’esigenza concreta di tener traccia con puntualità dei pagamenti effettuati dai soci nelle singole annualità. La molteplicità di regole e prassi all’interno degli ETS ha dettato la necessità di sviluppare le funzioni con estrema flessibilità, con l’obiettivo di abbracciare le diverse modalità di approccio riscontrate nell’operatività degli enti.

È, così, possibile diversificare l’entità della quota associativa per categoria di associati sulla base delle disposizioni statutarie dell’Ente, per singolo periodo (annuale o infra-annuale) oltre che differenziare le quote ordinarie da quelle straordinarie. Sono, inoltre, gestiti gli incassi parziali e il rilascio di ricevute prodotte secondo modelli conformi alla legge oltre alle funzioni di controllo e verifica dei soci morosi con possibilità di invio di e-mail di richiamo e/o di sollecito.

Tutte le funzioni relative alla gestione delle quote associative sono integrate con la contabilità dell’Ente e possono essere eseguite sia dal personale che opera all’interno dell’ETS con funzioni di contabile, sia da altre persone alle quali non è consentito l’accesso ai dati contabili.

Per gli enti costituiti in forma associativa è prevista la funzione di stampa del libro soci in modalità incrementale per permettere la riproduzione delle informazioni su libro bollato delle sole variazioni intervenute nel periodo scelto.

Queste funzionalità permettono, tramite l’attribuzione di ruoli specifici alle anagrafiche censite dall’ETS, di definire con precisione i componenti di tutti gli organi sociali dell’ETS, tenere traccia delle presenze alle sedute, conservare tutti i documenti oggetto di discussione e delibera per ogni seduta e, quindi, di stampare all’occorrenza il libro verbali e delle delibere assunte.

L’applicativo permette inoltre di inviare e-mail di convocazione, o di qualsiasi altro genere, ai componenti di ciascun organo e tener traccia della corrispondenza con ciascuno di essi.

La gestione degli organi statutari garantisce di adempiere con semplicità agli obblighi di legge e, ancor più importante, di svolgere le operazioni di ordinaria amministrazione con ordine e razionalità, senza duplicazioni e dispersione di tempo.

È il sistema che permette l’invio, anche massivo, di email dall’Ente verso l’esterno.

È uno strumento completamente integrato con cui è possibile inviare e-mail a gruppi di destinatari specifici quali i soci (ad esempio per la convocazione dell’assemblea o per il sollecito del versamento delle quote ai soci morosi), ai componenti degli organi sociali, ai donatori, i volontari, ai gruppi personalizzati dall’ente (ad es: scuole, enti pubblici, istituzioni, parrocchie, testate giornalistiche per comunicati stampa, ecc.).

C’è la possibilità di creare e personalizzare modelli e template specifici da utilizzare in ogni singolo invio.

Contabilità di cassa (Versioni Premium e Mini)

Tutte le funzioni contabili presenti nell’applicativo, come anche quelle amministrativo/gestionali, sono state realizzate ex novo appositamente per intercettare le esigenze specifiche di coloro che sono chiamati a gestire la contabilità di un ETS di piccole e medie dimensioni. Non sono, quindi, l’esito di personalizzazioni o di adattamenti di “motori contabili” già esistenti, ma il frutto della scelta di dedicare a tale aspetto della vita dell’ente la giusta importanza.

Per lo sviluppo di queste funzioni è stata posta la massima attenzione allo loro “usabilità” e “intuitività” con l’obiettivo di abbassare sensibilmente la ripidità della curva di apprendimento da parte dell’utente rispetto ai “classici” software di contabilità.

Le caratteristiche principali del modulo contabile sono le seguenti:

• l’assenza di causali contabili in sede di registrazione di prima nota. L’applicativo prevede 3 soli possibili “tipologie” di registrazione (Entrate, Uscite e giroconto) per semplificare al massimo l’utilizzo dello strumento anche da parte di coloro che non hanno dimestichezza con applicativi di contabilità;
• la presenza di strutture di aree gestionali e piano dei conti flessibili e configurabili, che consentono di produrre il rendiconto finanziario in automatico, in una forma completamente compatibile con il nuovo schema di bilancio emanato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, in attuazione delle disposizioni contenute nel codice del Terzo Settore. Un ulteriore vantaggio è la razionalizzazione delle procedure di tenuta della prima nota senza ridondanze di informazioni e conseguente dispersione delle stesse;
• la possibilità di personalizzare il “piano dei conti” con un numero illimitato di livelli per incontrare le esigenze del singolo ETS senza rinunciare agli automatismi di produzione del bilancio consuntivo obbligatorio;
• la completa integrazione delle funzioni contabili con quelle amministrative/gestionali (solo versione VERIF!CO) quali: la gestione delle quote associative, gli incassi delle donazioni, la gestione dei cespiti, la rendicontazione del 5 per mille, le raccolte fondi, la contabilità per progetti, ecc.

Tra le funzioni contabili presenti nell’applicativo si riportano di seguito le principali:

• Gestione della prima nota di cassa entrate/uscite;
• Gestione dei giroconti finanziari per trasferimento fondi da un conto all’altro;
• Gestione personalizzata del piano dei conti e dei conti finanziari di cassa, banca e poste;
• Consultazione e stampa dei movimenti dei singoli conti finanziari con relativo saldo;
• Consultazione e stampa dei movimenti dei singoli conti del piano dei conti (di entrata e di uscita);
• Stampa del libro giornale e del libro mastro;
• Stampa del bilancio di verifica;
• Stampa del Rendiconto finanziario con produzione in automatico dei nuovi schemi di bilancio emanati;
• Gestione e personalizzazione delle raccolte fondi con relativo isolamento delle relative entrate e delle uscite e predisposizione della relazione descrittiva (solo versione Premium);
• Gestione delle entrate da 5 per mille per singolo anno finanziario e relativa rendicontazione delle uscite secondo gli schemi previsti per legge (solo versione Premium);
• Contabilità per progetti con imputazione delle entrate e delle uscite riferite allo specifico progetto in maniera trasversale ed integrata alla contabilità generale, con la possibilità di produrre la rendicontazione analitica del singolo progetto (entrate e uscite) corredata dei documenti necessari alla rendicontazione (solo versione VERIF!Premium);
• Gestione cespiti (solo versione Premium)
• Gestione dei donatori dell’Ente (solo versione Premium)

Contabilità per competenza economica (Versione Maxi)

Tutte le funzioni contabili sono state realizzate ex novo appositamente per intercettare le esigenze specifiche di coloro che sono chiamati a gestire la contabilità di un ETS di medio/grandi dimensioni.

Pensato principalmente per gli ETS con volumi di entrate superiori ai 220 mila euro, questo modulo contabile abbina le classiche funzioni tipiche di una contabilità in partita doppia con le specifiche soluzioni ideate per rispondere alla normativa di settore. “Usabilità” ed “intuitività” sono assunti quali obiettivi basilari per permettere anche a chi non è esperto della materia contabile di tenere con facilità e sicurezza la contabilità in partita doppia del proprio ETS.

Le caratteristiche principali del modulo contabile sono le seguenti:

• La presenza di poche causali contabili accorpate in sole tre “famiglie” che permettono di gestire tutte gli aspetti contabili dell’ente con semplicità;
• la presenza di strutture di aree gestionali e piano dei conti flessibili e configurabili, che consentono di produrre gli schemi di Stato Patrimoniale (Mod. A) e di Rendiconto gestionale (Mod. B) – conformi agli schemi emanati dal Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali – in maniera completamente automatica senza necessità di procedere a riclassificazioni o a rielaborazioni contabili;
• la possibilità di personalizzare il “piano dei conti” con un numero illimitato di livelli per incontrare le esigenze del singolo ETS senza rinunciare agli automatismi di produzione del bilancio consuntivo obbligatorio;
• la completa integrazione delle funzioni contabili con quelle amministrative/gestionali quali: la gestione delle quote associative, gli incassi delle donazioni, la gestione dei cespiti, la rendicontazione del 5 per mille, le raccolte fondi, la contabilità per progetti, ecc.

Tra le funzioni contabili presenti nell’applicativo si riportano di seguito le principali:

• Gestione della prima nota in partita doppia;
• Gestione personalizzata del piano dei conti;
• Consultazione e stampa dei movimenti dei singoli conti del piano dei conti;
• Stampa del libro giornale e del libro mastro;
• Stampa del bilancio di verifica;
• Produzione automatica dello Stato Patrimoniale e del Rendiconto gestionale e relativa stampa in formato conforme a quanto richiesto per il deposito presso i RUNTS;
• Gestione e personalizzazione delle raccolte fondi con relativo isolamento dei proventi e degli oneri e predisposizione della relazione descrittiva;
• Gestione del ciclo passivo comprensivo di scadenziario fornitori e produzione delle distinte di pagamento;
• Gestione delle ritenute d’acconto professionisti e certificazioni uniche;
• Gestione dei proventi da 5 per mille per singolo anno finanziario e relativa rendicontazione degli oneri secondo gli schemi previsti per legge;
• Contabilità per progetti con imputazione dei proventi e degli oneri riferiti allo specifico progetto in maniera trasversale ed integrata alla contabilità generale, con la possibilità di produrre la rendicontazione analitica del singolo progetto corredata dei documenti necessari alla rendicontazione
• Gestione cespiti 
• Gestione dei donatori dell’Ente

Il sistema ha al suo interno una gestione completa dei progetti, integrata con la contabilità, che consente da un lato di imputare le entrate e le uscite in maniera trasversale ed integrata alla contabilità generale, e dall’altro di poter rendicontare in modo analitico ogni singolo progetto.

La gestione progetti può essere utilizzata anche in modo indipendente dalla contabilità per raccogliere tutte le informazioni specifiche sui progetti dell’Ente. I dettagli principali di ogni scheda progetto sono i seguenti:

• Dati principali e specifici del progetto
• Elenco dei partner
• Tempi
• Azioni del progetto e produzione automatica di un diagramma di Gantt
• Anagrafiche dei referenti, coordinatori
• Destinatari
• Piano economico di progetto
• Gestione documenti di progetto
• Visualizzazione integrata dei movimenti contabili collegati al progetto

Il modulo cartelle consente di creare un repository interno all’Ente in cui salvare tutti i documenti principali suddivisi in cartelle e sottocartelle con una struttura ad albero che consente la massima flessibilità di organizzazione dei contenuti.

Il sistema viene corredato già dalla prima attivazione di una serie di contenitori di documenti fissi, implementabili e personalizzabili dall’utente per il salvataggio di modelli, documenti istituzionali e archivio documentale.

Attraverso un sistema di diritti specifici è possibile definire un livello di visibilità per ogni singolo documento e utilizzare permalink specifici per la pubblicazione di contenuti direttamente online.